Algemeen

Digitalepoli.nl gaat vertrouwelijk om met uw gegevens. Uw persoonlijke gegevens worden zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houdt Digitalepoli.nl zich aan de NEN 7510 norm voor Informatiebeveiliging in de zorgsector en de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.
De organisatie die de Account beheerd is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Digitalepoli.nl treedt op als verwerker van deze gegevens.

Waarom we gegevens verwerken

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het faciliteren van online contact tussen patiënten en zorgverleners

  • Uitwisseling van kennis, informatie en ervaringen tussen Gebruikers in het algemeen

  • Uitwisseling van kennis, informatie en ervaringen tussen Gebruikers m.b.t. een specifiek Dossier

  • Het bieden van ondersteuning in het gebruik van Digitalepoli.nl

  • Analyseren van het gebruik, de werking en de beveiliging van Digitalepoli.nl

 

Persoonsgegevens die wij verwerken

Digitalepoli.nl verwerkt persoonsgegevens over jou doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt over jou als gebruiker van Digitalepoli.nl of ze kunnen worden verwerkt omdat er een dossier over jou is aangemaakt op Digitalepoli.nl.
 
Digitalepoli.nl heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Als je vermoedt dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via support@digitalepoli.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen.
 

Persoonsgegevens die wij verwerken m.b.t. Gebruikers

  • Inloggegevens en -tokens: om in te kunnen loggen

  • Naam, bijnaam, geboortedatum, referentienummers: ter identificatie van de Gebruiker

  • Bijnaam: geeft de mogelijkheid tot het anonimiseren van bijdragen

  • Emailadres: om notificaties te kunnen verzenden

  • Telefoonnummer: om codes te versturen t.b.v. een verhoogd beveiligingsniveau

  • Profielgegevens, profielafbeelding en biografie: Om te tonen aan medegebruikers

  • Instellingen: om functionaliteit op de website te personaliseren

  • Groepslidmaatschappen: om inhoud op de website in te perken en om te tonen aan medegebruikers

  • Toegangsverzoeken: geeft de mogelijkheid om toegang te vragen tot een Account

  • Toegangsgegevens: om toegang te verlenen tot een Account

  • Toegangsgegevens bij derden: om toegang te verlenen tot een externe website (indien ingesteld door de eigenaar van een Account)

  • Beeldbel afspraken: om beeldbel-gesprekken tussen gebruikers mogelijk te maken (de inhoud van de gesprekken wordt niet opgeslagen)

  • Bijdragen: om de bijdrage van de Gebruiker weer te kunnen geven op de website (de exacte inhoud hiervan is afhankelijk van de ingeschakelde modules binnen een Account)

  • Agenda: Algemene gebeurtenissen, persoonsgebonden gebeurtenissen

  • Bestanden: Bestanden en bestandsmappen

  • Blog: Geplaatste blogberichten en reacties

  • Bulk-email: Berichten

  • Chat: Verstuurde berichten

  • Forum: Onderwerpen, reacties én antwoorden op vragen (polls)

  • Informatie (CMS): Geplaatste teksten

  • Nieuws: Nieuwsonderwerpen, nieuwberichten en reacties

  • Privéberichten: Deelnemers, Berichten, Bijlagen, Status van de berichten (gelezen/ongelezen)

  • Veel gestelde vragen: Veel gestelde vragen en hun antwoorden 

 

Persoonsgegevens die wij verwerken m.b.t. Dossiers

  • Naam, geboortedatum, referentienummers: ter identificatie van het dossier

  • Afbeelding: om te tonen aan Gebruikers

  • Betrokken teamleden: om hiervan een overzicht te presenteren en navigatie te verbeteren

  • Toegangsgegevens: om toegang te geven tot een Dossier

  • Inhoud: om de inhoud aan het dossier van de Gebruiker weer te kunnen geven op de website (de exacte inhoud hiervan is afhankelijk van de ingeschakelde modules binnen een Account)

  • Advies en verslag: Geplaatste teksten, geplande metingen en planning-instellingen

  • Astma Controle Test: ACT-metingen en adviezen n.a.v. metingen

  • Behandelplannen: Geplaatste teksten

  • Individueel zorgplan: Behandeldoelen, -acties en -afspraken, inclusief sjablonen t.b.v. deze items

  • Persoonlijk dossier: Bestanden en bestandsmappen

  • Takenlijst: Geplande en voltooide takenlijst-items, inclusief sjablonen t.b.v. deze items

  • Vragen aan het team: Uitgewisselde berichten en bijlagen

  • Vragenlijsten: Vragen en antwoorden op die vragen, verzoeken tot invullen

 

Uitnodigingen

Veelal wordt u uitgenodigd wordt om gebruik te maken Digitalepoli.nl. Uw zorgverlener heeft dan uw emailadres en naam ingevoerd en u toegevoegd als nieuwe gebruiker. U ontvangt dan een email met daarin een link om u te registreren. Hierna zal u gevraagd worden om de gebruikersovereenkomsten en deze privacyverklaring goed te keuren.
 

Notificaties

Wij kunnen u berichten sturen dat er nieuwe informatie op Digitalepoli.nl beschikbaar is, of dat u gevraagd wordt een handeling uit te voeren. Dit zijn de zogenaamde notificaties. Om deze notificaties te kunnen sturen, gebruiken wij uw contactgegevens. Het gaat dan specifiek om uw naam, emailadres en notificatie-instellingen.
 

Ondersteuning

Wij helpen u graag bij het gebruik van Digitalepoli.nl in het geval u tegen een probleem aanloopt of ergens anders vragen over heeft. Hiervoor maken wij gebruik de persoonsgegevens die u in uw ondersteuningsverzoek opgeeft. Het betreft dan uw naam, emailadres en de berichten (inclusief bijlagen) die u naar ons verstuurd en van ons ontvangt.
 

Logging

Om het gebruik van Digitalepoli.nl te analyseren en slaan wij gegevens op over de door u opgevraagde pagina’s en systeem- en foutmeldingen. Hierbij kan het zijn dat uw technische gebruikersidentificatie wordt opgeslagen.
Deze gegevens wordt gebruikt om het gebruik van Digitalepoli.nl, de (correcte) werking van Digitalepoli.nl en de beveiliging van Digitalepoli.nl te monitoren en te verbeteren.
 

In kaart brengen websitebezoek

De organisatie gebruikt alleen technische / functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen.
Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
 

Hoe lang we gegevens bewaren

De organisatie zal je persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Onze bewaartermijn(en) zijn:

  • Gegevens websitebezoek: maximaal 1 jaar (daarna wordt de herleidbaarheid zoveel mogelijk opgeheven)

  • Contactgegevens n.a.v. contactformulier: tot maximaal 3 jaar na het laatste contact (eerder uitschrijven is mogelijk)

  • Contactgegevens klanten: tot maximaal 3 jaar na aflopen van afgesloten contracten (eerder uitschrijven is mogelijk)

  • Persoonsgegevens gerelateerd aan de financiële administratie: minimaal 7 jaar (wettelijke verplichting)

 

Delen met anderen

De organisatie verstrekt in principe geen gegevens aan derden. Alleen als dit nodig is voor de uitvoering van dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting kan hiervan afgeweken worden.
Digitalepoli.nl maakt voor het leveren van haar diensten gebruik van de diensten van een meerdere subverwerkers. Deze staan hieronder weergegeven:

  • Proserve, onze NEN 7510 gecertificeerde hosting partner - EER

  • Sendgrid, levert onze email-infrastructuur - US

  • Messagebird, levert onze sms-infrastructuur - EER

  • Zendesk, levert onze ondersteunings-omgeving - US

  • WeSeeDo, levert onze beeldbel-omgeving - EER

  • GoogleAnalytics, levert een statistiek-omgeving (indien geconfigureerd) - US - geanonimiseerd

Deze subverwerkers bevinden zich voornamelijk in de Europese Economische Ruimte (EER). Subverwerkers die persoonsgegevens verwerken én buiten de EER vallen hebben bindende bedrijfsregels (Binding Corporate Rules) geïmplementeerd die zijn goedgekeurd door een Europesche toezichthouder. Verder zijn we met hen een Data Processing Agreement (DPA) aangegaan die de EU Standard contractual clauses (SCCs) omvat.
 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar support@digitalepoli.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage rechtmatig is gedaan, kunnen we wij jou vragen voor inzage / kopie van je identiteitsbewijs. Wij zullen zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek reageren.
De gegevens die wij over jou verwerken kan je ook inzien op Digitalepoli.nl. Desgewenst kan je deze gegevens wijzigen of verwijderen uit jouw profiel. Indien jouw gebruikersprofiel opgeheven wordt, worden jouw persoonlijke gegevens geheel verwijderd. Jouw bijdragen blijven wel bewaard. Deze blijven ook toegankelijk voor andere gebruikers, maar zijn niet meer naar jou te herleiden.
Het kan zijn dat jouw gegevens tot 30 dagen na het verwijderen nog opgenomen zijn in de reguliere backups van Digitalepoli.nl. Deze backups worden enkel gebruikt in het geval van een calamiteit waarbij (een deel van) de gegevens verloren in gegaan en derhalve hersteld moet worden. De backups worden niet gebruikt voor andere doeleinden.
 

Beveiliging

Digitalepoli.nl neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact via support@digitalepoli.nl.
 

Wijziging van deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Indien ze ingrijpend aangepast worden, zult u gevraagd worden om deze opnieuw te accepteren.
 

Contactgegevens

Re:publik BV
Adres: Tertsweg 3
5245BH Rosmalen
Telefoon: 073 851 4235
Email: support@digitalepoli.nl